教你如何有效率的撰寫電子郵件 E-mail

  • by Nick Keitel
  • 9 Months ago
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有計算過您每天所收發的電子郵件次數和日常所被佔用的時間嗎? Sendmail最近進行的一項研究發現,有64%的人收發電子郵件時都會發生不必要的誤會。 由於我們發送和接收的電子郵件數量太多,而電子郵件的內容的表達又容易被誤解,因此清晰簡潔的電子郵件顯得非常重要。

撰寫簡短的電子郵件將減少您花費在電子郵件上的時間,並使您的工作效率提升!

利用一下八點,提升您電子郵件的CP值:

1. 了解您的目的 Know Your Purpose

清晰的電子郵件要有明確的標題。每當您坐下來寫一封電子郵件時,請花幾秒鐘問自己:“我為什麼要發送此郵件?我對收件人的需求是什麼?” 如果您無法回答這些問題,那麼您不應該發送這電子郵件。在不知道自己需要什麼的情況下只會浪費您的和收件人的時間,這意味著您將難以清晰,簡潔地表達信件內容。現在也問問自己:“這封電子郵件真的必要嗎? Is this email really necessary? ”

2. 實踐“一件事”原則 Use the “One Thing” Rule

電子郵件與會議記錄不同。會議記錄中,您所記錄的議程項目越多,會議的效率就越高。對於電子郵件,情況恰恰相反。電子郵件中包含的內容越少越好。這就是為什麼實踐“一件事”原則是一個好主意。每封電子郵件內容僅談及一件事。如果您需要就另一個議題進行討論,可再另寫一封電子郵件。That’s why it’s a good idea to practice the “one thing” rule. Make each email you send about one thing only. If you need to communicate about another project, write another email.

3. 訓練同理心 Pratice Empathy

將心比心,當您寫電子郵件時,請從讀者的角度去思考您所寄出的內容。問問自己:當您閱讀您的信件時,他們是否能理解這句話 ? How would you interpret this sentence, as someone reading it? 如果收到了,這會讓我感覺如何 How would this make me feel if I received it? 大多數人都很忙也沒有時間去猜測您想要什麼,他們希望能夠快速閱讀並回复您的電子郵件。

4. 簡短的自我介紹 Keep Introductions Brief

首次給某人發送電子郵件時,需要讓收件人知道您的身份。通常,您可以用一句話來完成此操作。例如:“很高興在[X event]認識您。It was great to meet you at [ X event ] .”不確定是否需要自我介紹 ?Not sure whether an introduction is needed?也許您之前已經聯繫過收件人,但是您不確定她是否會記得您。您可以在末端留個簽名檔。說到簽名,請確保您的電子郵箱已設置一個 make sure you’ve set one up。那您在寄發每封電子郵件時會省略更多時間也變得更方便。
您的簽名檔的資料應包括:
a)您的名字 Your name
b)您的職務 Your job title
c)您網站的鏈接 A link to your website

5. 限制自己5句話 Limit yourself to five sentences

在您寫的每封電子郵件中,您應該使用足夠的句子來表達您的需求,而不必多說。一種有用的做法是將自己限制為五個句子 A helpful practice here is limiting yourself to five sentences。企業家蓋伊·川崎 Guy Kawasaki 解釋說: 少於五個句子通常是唐突無理的,超過五個句子則浪費時間。有時可能無法用五句話就表達所有內容於一封電子郵件中。但是在大多數情況下,五個句子就足夠了。您除了會發現自己寫電子郵件的速度變快 you’ll find yourself writing emails more quickly,您所得到的回覆也提高。

6. 堅持標準格式 Stick to a Standard Structure

這是一個基本的簡單格式:
a) 問候 Greeting
b) 稱讚或使人覺得愉悅 A compliment or pleasantry
c)您的電子郵件的原因 the reason for your email
d) 結束語 A closing message
e) 簽名 Signature

結束時可以說:
“謝謝您的幫助 。Thank you for all your help with this.”
“我期待聽到您的想法。 I’m looking forward to hearing what you think.”
“如果您有任何疑問,請告訴我。Let me know if you have any questions.”

然後再補上“祝您好運 Best wishes”“誠心的問候 Kind regard”“萬事如意 All the best”“謝謝 Thanks”。最後是簽名檔。

7. 使用短詞,句子和段落 Use Short Words, Sentences, and Paragraphs

可以用簡短的文句表示時請不要太長篇大論 Never use a long word where a short one will do.
盡可能把贅字刪掉若有必要的時候。 If it is possible to cut a word out, always cut it out.

8. 檢閱您的電子郵件 Proofread your email

換句話說,寫一封短電子郵件比寫一封長電子郵件要困難得多。撰寫簡短電子郵件的部分艱苦工作是仔細校對。大聲朗讀您的電子郵件,檢查拼寫和語法錯誤。問你自己:
我的要求清楚嗎 ? Is my request clear?
會有什麼誤會嗎 ? Could there be any misunderstanding?
如果我是收件人,這聽起來如何 ? How would this sound if I were the recipient?

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